בשנות המצפה התקיימו ישיבות ונשמרו פרוטוקולים מדיוני המשפחות. 

לכל משתתף מחברי המצפה ניתנה זכות הצבעה שווה, וכאשר אחד מבני הזוג לא יכול היה להגיע להצבעה חשובה, היה מצייד את בן/בת זוגו בייפוי כוח להצביע בשמו.

כאשר חבר פספס תורנות שמירה או כל תורנות אחרת, היתה הישיבה דנה בנושא בכובד ראש.

מצורפות דוגמאות של פרוטוקולים לצד אישורי יפוי כוח להצבעות

אחד החדרים שבצריפים הירוקים היה גם חדר המזכירות, שם גם ישב התורן היומי, מבין המשפחות שלא הלך לעבודה, תפקידו היה לשמור על הנשים והילדים שנשארו בישוב, לסדר את ההסעות לחברי שהגיעו לכפר סבא ורצים טרמפ להגיע לישוב הבייתה, לקבל שיחות טלפון שהתקבלו בטלפון האלחוטי היחיד שהיה ולרוץ עם הטלפון למשפחה אליה הייתה השיחה ממוענת

כישוב המשתייך למועצה האזורית דרום השרון, היינו שייכים גם דואר נע השרון התיכון.

האוטו האדום הגיע, היה משאיר את ערימת את המכתבים אצל התורן וזה היה מחלק אותם לחברים.